Politique de confidentialité

1. Objectif de la Politique

La présente Politique de gestion des Données à Caractère Personnel a pour objectif de vous informer sur la manière dont la Klinik St. Josef de St. Vith (y compris ses antennes psychiatriques à Eupen) traite vos Données à Caractère Personnel dans le respect du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD/GDPR (UE) 2016/679) du Parlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à Caractère Personnel et des lois qui s’y rapportent.

La Klinik St. Josef de St. Vith accorde une attention particulière au respect de la protection des données de ses patients et de ses collaborateurs.
C’est pourquoi nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir au maximum la protection de vos Données à Caractère Personnel contre toute perte de confidentialité, disponibilité, intégrité.

2. Définitions

DCP : Donnée à Caractère Personnel

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Traitement

Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à Caractère Personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Pseudonymisation

Le traitement de Données à Caractère Personnel de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les Données à Caractère Personnel ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable.

Responsable du traitement

Est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre.

Sous-traitant

La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à Caractère Personnel pour le compte du responsable du traitement.

Destinataire

La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à Caractère Personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Tiers

Est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les Données à Caractère Personnel.

Consentement de la personne

Il consiste en toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des Données à Caractère Personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

3. Identité et coordonnées du Responsable de traitement

« La Klinik St. Josef de St. Vith » est désignée responsable de traitement pour toutes les activités de traitement de données personnelles réalisées dans le cadre de ses activités. Son siège social est établi à Klosterstrasse 9, 4780 St. Vith et son numéro d’entreprise est le 0416.408.528.

4. Identité et coordonnées du Délégué à la Protection des Données

Un Délégué à la protection des données a été désigné à la Klinik St. Josef conformément à l’obligation légale, pour répondre entre autres à toutes questions relatives au traitement de Données à Caractère Personnel et à l’exercice des droits en la matière.

Vous pouvez le contacter pour toutes questions en lien avec la protection de vos données personnelles.

• Adresse postale :  Klinik St. Josef – DPO – Klosterstrasse 9, 4780 St. Vith7
• Téléphone : +32 80 854 620
• Mail : Révéler l'adresse email

5. Pourquoi la Klinik St. Josef traite vos Données à Caractère Personnel ?

Le traitement des données à caractère personnel des patients par l’institution est possible pour des finalités spécifiques, explicites, légitimes. Ces données ne pourront être utilisées pour des finalités ultérieures qui ne seraient pas compatibles avec les finalités initiales. Selon le service presté, le traitement de vos données personnelles par l’institution est nécessaire :

• à la sauvegarde de vos intérêts vitaux (admission aux urgences.…)
• à l’exécution d’un contrat (facturation des prestations.…)
• à l’exécution d’une mission d’intérêt public dans le domaine de la santé (tenue de registres médicolégaux.…)
• aux fins de la médecine préventive, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale ou de la gestion de nos systèmes et services de soins de santé (établissement de diagnostics, prescriptions de médicaments.…)
• à des fins de recherches scientifiques, archivistiques et statistiques
• en vue de remplir ses obligations légales (lois relatives aux hôpitaux, à l’assurance obligatoire couvrant les soins de santé, aux droits du patient, à l’installation des caméras de surveillance..)
• en vue de garantir les intérêts légitimes de l’hôpital (gestion technique, logistique et informatique.…
• à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice

 

 

Finalités	Précisions
Gestion administrative	Prise de rendez-vous, consultation, identification du patient avant une consultation ou une téléconsultation, séjour, admission aux urgences.…
Gestion financière et comptable	Facturation, échanges avec les organismes assureurs et mutuelles, gestion du contentieux y compris le recouvrement de créances…
Gestion médicale, infirmière et paramédicale	Prise en charge, gestion des actes et des prestations
Gestion sociale	Accompagnement, suivi du dossier social, traitement des plaintes, médiation.…
Gestion médicotechnique	Pharmacie, laboratoire, imagerie, anesthésie, banque de sang et de tissus, radiothérapie, médecine nucléaire, dons d’organe.…
Evaluation de la qualité des soins, gestion des ressources et contrôle des activités hospitalières	–
Gestion des médicaments	Traitements relatifs à la prescription et délivrance des médicaments
Gestion technique, logistique et informatique	–
Enseignement de la médecine ou des sciences infirmières et paramédicales	–
Sécurité	Caméras, gestion des visiteurs, contrôle d’accès, dispositifs de sécurité
Recherche scientifique	Etudes cliniques et développement de nouvelles technologies
Echange et partage de données via le réseau de soins coordonnés	Réseau Santé Wallon – Mission d’enseignement et de recherche

Le patient est obligé de fournir les données à caractère personnel requises par les réglementations belges et européennes sous peine de ne pas pouvoir recevoir les soins adéquats fournis par l’institution (en dehors des cas où l’intérêt vital du patient est en jeu).

6. Utilisations secondaires de vos Données à Caractère Personnel

La Klinik St. Josef de St. Vith peut réutiliser vos données personnelles à des fins de recherches scientifiques comme l’autorise le RGPD tout en prenant les garanties nécessaires. Ces dernières garantissent la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, en particulier pour assurer le respect du principe de minimisation et de pseudonymisation des données. Il en va de même pour l’évaluation de la qualité des soins.

7. Quels types de Données à Caractère Personnel la Klinik St. Josef traite-t-elle ?

Dans le cadre de ces activités relevant d’une mission d’intérêts public, la Klinik St. Josef traite des Données à Caractère Personnel d’identification (par exemple : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, sexe, âge, numéro de registre national, numéro de gsm, …) ainsi que des Données à Caractère Personnel sensibles (par exemple des données santé, données génétiques, …) dans le respect des principes du RGPD : Règlement Général de Protection des Données.

• Données de contact (adresse, téléphone, Gsm, …) ;
• Données financières et d’assurabilité relatives à l’hospitalisation et à la facturation, dont l’affiliation à la mutuelle ou à une assurance ;
• Données relatives à la santé, utilisées dans les modules suivants :
  • Module médical ;
  • Module infirmier ;
  • Module paramédical ;
  • Module d’administration des médicaments ;
  • Données sociales et personnelles ; (composition du ménage, habitudes de vie, activité professionnelle, dossier social…) ;
• Des images (photos, vidéo) le cas échéant ;
• Données concernant l’origine raciale ou ethnique, des données relatives au comportement sexuel ou des données concernant les convictions philosophiques ou religieuses lorsque cela est nécessaire aux traitements effectués dans le cadre des missions de l’hôpital ;
• Données judiciaires : expertises judiciaires, …
• Autres données nécessaires à l’exécution des objectifs fixés ou imposés par la loi, données concernant des enquêtes de satisfaction, …

8. Quand la Klinik St. Josef collecte-t-elle vos Données à Caractère Personnel ?

Vos données personnelles d’identification sont collectées lorsque nous lisons votre carte d’identité à l’accueil. D’autres données sont collectées auprès du patient lui-même par les collaborateurs de l’institution, à moins qu’une autre méthode de collecte s’impose en fonction de la finalité du traitement ou que le patient ne soit pas lui-même en mesure de fournir les données.

Ne sont collectées et traitées, de façon compatible, que les données personnelles indispensables à l’exécution des traitements dont les finalités sont énoncées au point ⁽⁵⁾ dans ce document d’information et ce afin de garantir au maximum le respect du principe de minimisation des données.

9. Qui sont les destinataires de vos Données à Caractère Personnel ?

Les catégories suivantes de destinataires ont le droit de s’adresser à la Klinik St. Josef pour obtenir vos Données à Caractère Personnel de patients/avoir accès à ces données :

• Les patients eux-mêmes ou leurs représentants légaux
• L’Institut National de l’Assurance Maladie-Invalidité (INAMI)
• Les prestataires de soins externes ayant une relation thérapeutique avec le patient
• Les sous-traitants de l’institution (maintenance sur appareils ou applications)
• Les organismes assureurs (mutualités)
• Les autorités publiques
• L’assureur de l’institution en cas de litige avec le patient

Aucun transfert de Données à Caractère Personnel de patient n’est réalisé vers un pays tiers (pays non-reconnu comme fiable dans le cadre du RGPD) sans que des garanties appropriées n’aient été prises par l’implémentation de mesures contractuelles et de sécurité au sein d’une annexe au contrat de sous-traitance propre au RGPD.

10. Réseau Move

En couvrant un tiers de l’activité hospitalière en province de Liège, le réseau de santé Move, composé du Groupe santé CHC, de l’Hôpital St. Nikolaus d’Eupen et de la Klinik St. Josef de St. Vith, met ses compétences et ses équipements au service des patients.

La Klinik St. Josef de St. Vith et l’hôpital St. Nikolaus de Eupen, ainsi que les hôpitaux de Hermalle, Heusy et Waremme, proposent en tant que hôpitaux de proximité à leur population de référence l’offre de soins la plus large possible. La Clinique CHC MontLégia, centre de référence pour un certain nombre de pathologies, prend en charge les cas lourds qui ne peuvent être traités localement.

Associés depuis février 2020 au sein du Réseau Move, les trois hôpitaux poursuivent et renforcent aujourd’hui, avec respect et loyauté, ces étroites collaborations.

Ceci implique, le cas échéant, que des transferts de Données à Caractère Personnel ont lieu entre les institutions du réseau MOVE afin de garantir la meilleure prise en charge des patients possible.

11. Comment sont sécurisées vos données ?

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir au maximum la sécurité des données personnelles des personnes concernées contre la perte de disponibilité, d’intégrité et/ou de confidentialité des données.

• Ces mesures techniques et organisationnelles sont entre autres :
• Contrôle des accès physiques et logique
• Contrôle d’accès aux données
• Journalisation des évènements
• Diverses politiques sont mises en place afin de guider les utilisateurs/travailleurs dans la gestion des données présentes dans leurs tâches quotidiennes
• Sécurisation des infrastructures
• Accès journalisés à la salle serveur, protection antivirus, firewall …
• Séances des sensibilisations RGPD effectuées périodiquement afin de permettre à tout nouvel arrivant d’être sensibilisé.

(Cette liste est non exhaustive et, dans le respect du principe de l’amélioration continue, est continuellement revue de façon à la faire correspondre à la réalité en termes de besoin de sécurisation de données)

12. Combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

Vos données sont conservées le temps nécessaire à la bonne exécution de nos activités et conformément aux durées légales de rétention. Par exemple :

• 30 ans minimum et maximum 50 ans pour les données médicales à compter de votre dernière sortie ou de votre dernier traitement pour la tenue de votre dossier patient informatisé
• 20 ans pour les données infirmières
• 7 ans pour les données de facturation
• 10 ans pour les données comptables
• 1 an pour les données de médiation (dossier clôturé)
• 1 mois pour les images caméra (sauf preuve d’infraction)

Si la période de conservation a expiré, les données personnelles sont supprimées dans un délai d’un an sauf si la conservation est requise sur base de loi, ou qu’elle est considérée comme importante d’un point de vue médical ou pour la défense des intérêts légitimes de l’hôpital ou du patient ou de ceux de ses successeurs légaux ou encore qu’il existe un accord sur la conservation entre le patient et l’institution.

13. Quels droits avez-vous sur vos données personnelles ?

Conformément au RGPD chaque personne physique a le droit d’accéder à ses Données à Caractère Personnel, le droit à la rectification ou à l’effacement, à demander la limitation du traitement, du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données.

Droit d’accès

Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les Données à Caractère Personnel que la Klinik détient sur vous. Vous avez également le droit d’obtenir une copie de ces données selon des modalités précisées dans les lois applicables et en respectant les droits d’autrui.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des Données à Caractère Personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des Données à Caractère Personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander qu’elles soient rectifiées et/ou complétées.

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir de la Klinik, responsable du traitement, la limitation du traitement de vos Données à Caractère Personnel. Par exemple, lorsque vous contestez l’exactitude des Données à Caractère Personnel, le traitement des données pourrait être limité pendant une durée permettant à la Klinik de vérifier l’exactitude des Données à Caractère Personnel.

Droit à la portabilité des données

Vous avez également le droit de recevoir vos Données à Caractère Personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données.

Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. En d’autres termes, vous avez le droit de demander une intervention humaine dans le traitement de vos Données à Caractère Personnel. A cet effet, la Klinik s’engage et vous garantit un traitement équitable et transparent notamment par une intervention humaine en cas d’un traitement automatisé dont le résultat ne serait pas en votre faveur et que vous puissiez exprimer votre point de vue et contester la décision.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données à Caractère Personnel, si le traitement est fondé sur une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public ou aux intérêts légitimes de l’hôpital. Dans ce cas, l’hôpital doit cesser le traitement des Données à Caractère Personnel, à moins que nous ne démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement

Pour autant que le traitement se fonde sur le consentement, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

14. Comment faire valoir vos droits en tant que personne concernée ?

Afin de faire valoir un ou plusieurs de ces droits il vous faut dans un premier temps contacter le Délégué à la protection des données et lui adresser votre demande en prouvant votre identité (par exemple en joignant une copie de votre carte d’identité ou une signature électronique en cas de document électronique) ainsi que l’objet de votre demande via courrier à l’adresse de la Klinik St. Josef en précisant que ce courrier est à l’attention du DPO ou via courrier électronique.

• Adresse postale :  Klinik St. Josef – DPO – Klosterstrasse 9, 4780 St. Vith7
• Téléphone : +32 80 854 620
• Mail : Révéler l'adresse email

Si vous pensez que vos Données à Caractère Personnel ont été traitées de manière contraire à la réglementation relative à la protection des données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données via leur site internet.

Avant d’introduire une plainte, demandez-vous toutefois qu’il s’agit bien à ce stade de la meilleure solution pour vous. En effet, l’APD vous donne également la possibilité d’introduire une demande de médiation ou une demande d’information.